Penggunaan database dalam sebuah perusahaan

Dalam sebuah perusahaan yang maju biasanya terdapat sistem informasi yang baik yang dapat menunjang proses bisnis dari sebuah perusahaan tersebut. Di dalam sistem informasi perusahaan biasanya terdapat database management system yang digunakan untuk menyimpan data perusahaan. Namun seberapa pentingkah database management system (DBMS) dalam sebuah perusahaan?
Database adalah sekumpulan data yang terorganisir dan mempunyai hubungan satu dengan yang lainnya. Database diatur dan dikontrol oleh sebuah software yang disebut database management system (DBMS).

Sebuah perusahaan tentunya memiliki data penting yang harus disimpan dengan aman karena data tersebut merupakan salah satu aset berharga yang dimiliki oleh perusahaan. Data dalam sebuah perusahaan dapat meliputi nama-nama supplier, nama-nama buyer, stok barang yang tersedia, data pembayaran dan masih banyak lagi.

Apabila suatu perusahaan belum memiliki database management system (DBMS) maka semua data yang terdapat pada perusahaan tersebut akan disimpan secara manual. Ketika semua data dalam sebuah perusahaan disimpan secara manual maka semakin tinggi tingkat kesalahan dalam penyimpanan maupun untuk mengakses data tersebut. Faktor human error merupakan salah satu faktor yang paling berpengaruh besar terhadap tingkat kesalahan tersebut. Bisa saja seseorang lupa dimana dia menempatkan data yang dimiliki perusahaan atau bahkan hilang. Hal tersebut tentu saja dapat merugikan perusahaan dikarenakan salah satu aset berharga dalam perusahaan tersebut lenyap. Lalu apabila data dalam sebuah perusahaan disimpan secara manual maka akan sangat memakan banyak waktu yang menyebabkan perusahaan tersebut tidak efektif dalam menjalankan bisnisnya.

Namun dengan memiliki database management system (DBMS), sebuah perusahaan akan dengan mudah menjalankan bisnisnya. Seluruh data yang dibutuhkan oleh sebuah perusahaan akan tersimpan dan terorganisir dengan baik serta memudahkan seseorang dalam perusahaan tersebut untuk mengaksesnya. Data yang tersimpan dalam sebuah DBMS juga bukan merupakan data yang redundant atau mempunyai duplikat. Sehingga meminimalisir ambigu terhadap suatu data. Hal tersebut dapat membuat sebuah yang mempunyai database management system (DBMS) yang baik akan sangat efektif dalam menggunakan waktu yang ada karena tidak memerlukan penyimpanan manual. Selain itu juga dengan memiliki DBMS sebuah perusahaan akan dapat sangat akurat mengetahui informasi yang ada dalam perusahaan tersebut, Hal ini secara tidak langsung akan meningkatkan penghasilan dari sebuah perusahaan dikarenakan dapat mengambil keputusan yang tepat dalam menjalankan bisnisnya dengan menggunakan data yang akurat dibandingkan dengan sistem manual.

Sebagai contoh, bila bagian gudang dari suatu perusahaan belum mempunyai DBMS dan harus menghitung stok yang ada secara manual maka hal tersebut akan memakan banyak waktu dan belum tentu akurat dikarenakan beberapa faktor yang ada. Sehingga ketika perusahaan memutuskan untuk memesan barang ke supplier, perusahaan tersebut bisa saja kelebihan ataupun kekurangan jumlah barang yang dipesan dikarenakan kesalahan penghitungan dari stok yang ada di gudang. Hal ini akan sangat merugikan perusahaan dikarenakan dapat menambah cost yang keluar. Namun dengan menggunakan DBMS, suatu perusaahan dapat dengan akurat menentukan jumlah barang yang harus dipesan ke supplier sesuai dengan kondisi stok yang ada. Hal ini akan dapat menghemat pengeluaran yang ada.

Dengan penjelasan singkat tersebut, apakah jawaban yang tepat untuk pertanyaan “seberapa pentingkah database management system (DBMS) dalam sebuah perusahaan?”. Jawabannya tentu saja sangat penting. Dengan menggunakan DBMS suatu perusahaan akan banyak mendapat keuntungan diantaranya yaitu mengambil keputusan yang tepat terhadap bisnis berdasarkan data yang akurat sehingga dapat meningkatkan bisnis dari perusahaan tersebut.

Berikut beberapa keuntungan dalam penggunaan Database:

1. Mengurangi redundancy, data yang sama pada beberapa aplikasi cukup disimpan sekali saja.
2. Integrity, data tersimpan secara akurat.
3. Menghindari inkonsisten, karena redundancy berkurang, maka update data jadi lebih efisien.
4. Penggunaan data bersama, data yang sama dapat diakses oleh beberapa user pada saat bersamaan.
5. Menyangkut keseragaman penyajian data.
6. Menyeimbangkan kebutuhan, dapat ditentukan prioritas suatu operasi, misal antaraupdate dengan retrieval.

Untuk keamaanan database suatu perusahaan harus mempunyai seseorang yang dapat mengontrol dan mengatur database atau biasanya disebut Administrator database. Seorang administratorlah yang memegang peranan penting pada suatu sistem database, oleh karena itu administrator harus mempunyai kemampuan dan pengetahuan yang cukup agar dapat mengatur suatu sistem database.

Salah satu contoh sukses penggunaan database dalam perusahaan adalah perusahaan Amazon dengan cara mengelola database pelanggan. Amazon.com adalah salah satu bentuk contoh perusahaan masa depan. Mereka memanfaatkan teknologi internet untuk membangun database pelanggan dan komunikasi dengan para pelanggannya. Amazin memanfaatkan teknologi untuk berkomunikasi dengan individu-individu dengan sangat efektif. Pelanggan puas karena mendapatkan informasi yang dibutuhkan dan sesuai dengan harapannya. Mengapa demikian? Karena data-data pelanggan di Amazon sudah terorganisir dengan baik, sehingga Amazon mengetahui kebutuhan pelanggan dengan tepat.

Referensi

https://sis.binus.ac.id/2018/09/18/seberapa-pentingkah-database-management-system-dalam-sebuah-perusahaani/

https://sis.binus.ac.id/2017/09/27/manfaat-database-dalam-perusahaan/